Способы и средства коммуникации

- во-вторых, зачастую собственные переживания и размышления являются для человека более важными, чем то, что сообщают другие, он поглощен своими мыслями;

- в-третьих, человек думает быстрее, чем говорит, поэтому при слушании остается время подумать о чем-то другом, более значимом для человека, чем сообщение собеседника;

- в-четвертых, возможной причиной плохой восприимчивости может стать неприязнь к собеседнику, в результате чего человек может перестать его слушать или превратно истолковать суть его сообщения.

Для того чтобы преодолеть указанные проблемы, человеку необходимы высокая концентрация внимания, самоконтроль. Важно поддерживать постоянную обратную связь с собеседником, используя ее различные формы - повторение сказанного, уточнение, пересказ, позволяющие поддерживать или корректировать процесс беседы. Внимательное слушание позволяет не только правильно понимать содержание речи собеседника, но и выказывать уважение к нему. В ответ на вашу заинтересованность он также будет внимателен к вашим словам. Следует помнить, что люди, которые любят поговорить, но не любят слушать, рискуют оказаться без внимательных собеседников.

Чтение. Сегодня сотрудники большинства организаций получают и обрабатывают огромное количество документов — писем, факсов, электронных посланий, документов внутреннего оборота (служебных записок и т.д.).

Для многих этот информационный вал становится огромной проблемой, отрицательно сказывающейся не только на настроении и самочувствии работника, но и на результатах его работы. Это диктует необходимость принятия соответствующих мер как на уровне предприятия в целом, так и на уровне организации труда каждого работника.

Организационные усилия должны быть направлены прежде всего на упорядочение документопотока. Требуется серьезная работа по организации документооборота, так как ее отсутствие является фактором, снижающим эффективность деятельности всего предприятия.

Каждый сотрудник наряду с исполнением общекорпоративных правил работы с письмами и документами, должен определить собственные принципы работы с ними. Их основу должны составлять точность и своевременность обработки деловых бумаг.

Невербальные средства

Невербальные средства коммуникации выполняют различные функции:

- они могут иллюстрировать то, что мы сообщаем с помощью речи, использоваться как разновидность "параллельного" языка, сопровождающего речь партнеров в процессе общения;

- выступать регуляторами общения — мы можем позой и выражением лица сообщить о своей заинтересованности или желании прекратить общение;

- выражать наши переживания; выступать самостоятельным сигналом.

К средствам невербального общения можно также отнести приспособительное поведение. Это движения, которые помогают телу адаптироваться к ситуации (почесывание носа, кивок головой). Собеседник может приписать этим движениям некий смысл, хотя человек ничего не имел в виду. Невербальный язык продолжает действовать, даже когда мы не придаем ему значения. Зачастую сообщение на языке мимики может оказаться более значимым, чем информация, переданная словами. Если вы со слезами на глазах скажете собеседнику, что у вас все хорошо, то он скорее поверит тому, что видит, чем вашим словам.

При невербальном общении вместо слов применяются специальные знаки. При использовании одинаковых знаковых систем люди без труда поймут друг друга. У каждого народа существует свой набор невербальных средств. Общаясь с представителями другой культуры, люди могут неадекватно воспринять их поведение, неверно "прочитав" послание собеседника. Так, например, при общении с японцами европейцы часто допускают распространенную ошибку. Дело в том, что японцы при разговоре часто кивают головой и произносят слово "хей". Обычно оно переводится как "да". Однако в процессе общения японцы используют это слово как регулятор речи, информируя собеседника о том, что его слушают и понимают. Это своеобразный знак вежливости и уважения к собеседнику. Европейцы же при проведении деловых переговоров неверно интерпретируют его — как знак согласия.

Зачастую использование собеседником непонятной или непривычной системы невербальной коммуникации вызывает отрицательное эмоциональное отношение. Это легко проиллюстрировать на примере дистанции, которую люди используют при общении. Если ваш собеседник в процессе общения будет слишком близко, на ваш взгляд, подходить к вам или чрезмерно отдаляться вы, очевидно, будете испытывать неудобство, а возможно, и раздражение, хотя он и не хотел причинять вам неудобство. Так, известно, что многие народы юга Европы — итальянцы, испанцы, греки — используют более короткую дистанцию при общении, чем это принято в более северных странах, например в России. А представители севера Европы — финны, шведы, норвежцы — предпочитают вести разговор, находясь на большом расстоянии друг от друга. Чтобы эффективно использовать язык невербального общения, необходимо учитывать национально-культурные различия, а также социальные и личностные особенности людей (возрастные и социально-профессиональные различия). Например, молодым людям могут быть понятны некие жесты и мимика, распространенные среди сверстников, но они мало что скажут или могут быть превратно истолкованы представителями иных возрастных групп. Это относится и к невербальным средствам, используемым представителями разных профессий. Так, не всем могут быть понятны жесты строителей или знаки регулировщика.