Эффективное использование рабочего времени в организации

Актуальность темы. Сколько способных, а нередко и талантливых людей мало чего добивались в жизни по одной причине – они не смогли достаточно разумно использовать свое время. А оно – бесплатное добро, и каждый имеет его в равном количестве. При этом время – один из самых дорогих ресурсов [1, c. 5].

В самом деле, времени мы имеем столько же, сколько и американцы, шведы, англичане… Но результаты его использования у разных людей различны.

Но сопоставимы ли наши социально-экономические результаты с их аналогичными результатами? Почему мы занимаем 77-е место в мире по уровню потребления на душу населения? Что, нам не хватает материальных и человеческих ресурсов?

Более чем хватает. Даже другим одалживаем. Но нас постоянно подводит неумение, а порой и просто нежелание, рационально распорядиться своим временем. Но зато многие из нас хорошо усвоили, что нет ничего более легкого, чем быть занятым, и нет ничего трудного, чем быть результативным.

"И куда только ушло мое время?" - стонет иной руководитель под бременем работы и стресса. Мы все знаем эту проблему. Но не столько перегрузка работой, сколько неумение планировать свое время вынуждает многих менеджеров проводить за письменным столом 60 часов в неделю (или, может быть, больше).

Успех каждого руководителя зависит не только от материально-экономических величин, но и от того, как он распоряжается самым ценным достоянием – временем.

Надо жить осознанно во времени и находить время для важных дел: для работы, это – условие успеха; для размышлений, это – источник силы; для игры, это – секрет молодости; для дружбы, это – условие счастья; для мечты, это – путь к звездам; для любви, это – истинная радость жизни; для веселья, это – музыка души [2, c. 263].

Проблема недостающего времени заботит всех. Как часто мы возвращаемся с работы с ощущением непонятно на что потраченного дня… Слова "текучка заела!" - одно из наиболее частых оправданий за несделанное.

Итак, есть все основания не проходить мимо неиспользуемого резерва рабочего времени – возможности повысить на 1/3 эффективность его использования. Но не является ли химерой достижение 100%-го использования времени? Есть ли (реально) деловые люди, которые успевали сделать все (и сделать хорошо) в основное рабочее время?

Такие люди (причем, преуспевающие) есть. Техника их личной работы, организация ими своего времени вызывает, естественно, большой интерес, тщательно изучается и анализируется специалистами в силу того, что высокая личная организованность есть один из важнейших факторов преуспевания, а также большей отдачи обществу [3, c. 237].

Первый директор Центрального института труда Алексей Капитонович Гастев отмечал: "Мы проводим на работе лучшую часть своей жизни. Важно же научиться так работать, чтобы работа была легка. И чтобы она была постоянной жизненной школой".

Руководитель должен уметь ценить фактор времени. К сожалению, в любой сфере труда можно увидеть, что немало рабочего и нерабочего времени расходуется непродуктивно. Можно сказать, что нередко еще мы попросту растрачиваем время.

Работа в учреждениях часто начинается лишь после 30-минутной раскачки, много времени уходит на перекуры, личные телефонные разговоры. Заседания и совещания нередко начинаются и заканчиваются с опозданием.

Постоянный недостаток времени при напряженном трудовом ритме — явление, наблюдаемое у большинства людей во всем мире. Поэтому перед каждой страной стоит сегодня вопрос: как научиться экономить время деловых людей, и, прежде всего руководителей [4, c. 175]?

Степень разработанности темы. Острый интерес к проблеме времени зародился еще в глубокой древности. Многие философы, писатели, ученые исследовали данную проблему. В нашем бывшем СССР к изучению проблемы времени ученые обратились сразу же после окончания гражданской войны. 20-е годы характеризовались проведением исследования бюджета времени трудящихся, созданием "Лиги времени", а также возникновением всемирной Службы времени. С тех пор интерес к фактору времени все более увеличивается и одновременно как бы специализируется.

В ракурсе данной проблемы, интересными являются исследования Е. Т. Молли по распределению рабочего времени руководителями среднего звена строительных организаций, исследования А. Г. Белоконской и П. И. Гавриловой (1975 г.) показали, что рабочий день начальника и главных инженеров строительных управлений составляет 10-11,5 часов. Проведенная через 15 лет после этих исследований проверка показала, что положение изменилось незначительно. Интересные исследования были проведены Е. С. Чепко по изучению производительности труда строительно-монтажных работ в течение смены [5].

В. Патрушев изучил бюджеты времени различных социальных групп и территориальных общностей. По мнению П С. Кови, автора бестселлера "Семь навыков высокоэффективных людей. Возврат к этике характера", существует уже четыре поколения, занимавшихся управлением временем.

Профессор Лотар Й. Зайверт – руководитель Института рационального использования времени, ведущий эксперт по рационализации труда менеджеров. Одна из его лучших книг – "Ваше время – в ваших руках". В книге идет деловой разговор о том, как организовать время, чтобы работать в оптимальном деловом режиме, не утрачивая разнообразных человеческих радостей, сберегая свое здоровье, указывается пути и возможности достижения цели – иметь время для всего существенного, время для продуктивного творчества, время для личной жизни, для семьи.

Изречение древних мореплавателей гласит: "Плыву не так, как ветер дует, а как парус поставлю!" По справедливому выражению В.И. Редина, многие менеджеры слишком ориентированы на процесс деятельности (полезность действия) и недостаточно – на ее цель, т.е. результативность, о чем свидетельствует следующее противопоставление.

Многие менеджеры предпочитают:

- правильно делать дела вместо того, чтобы делать правильные дела;

- решать проблемы вместо того, чтобы создавать творческие альтернативы;

- сберегать средства вместо того, чтобы оптимизировать использование средств;

- исполнять долг вместо того, чтобы добиваться результатов;

- снижать издержки вместо того, чтобы повышать прибыль.

Чтобы в этом не ошибиться, автор разработал концепцию самоменеджмента. Ее суть – это индивидуальная технология использования рабочего времени, основанная на испытанных методах организации жизнедеятельности и управленческого труда. Чтобы убедиться в актуальности самоменеджмента, автор предлагает провести самопознавательное экспресс-тестирование.

Видный теоретик управления П. М. Керженцев подчеркивал, что время для нас является ценностью особого рода. Время нельзя скапливать и сберегать, оно течет беспрерывно и ежесекундно ускользает от нас. Время неиспользованное погибает безвозвратно. По данным автора, от 50% до 80% своего времени менеджеры проводят на различных конференциях и совещаниях, что, прежде всего, наносит экономический ущерб предпринимательству. Автор приводит пример, как у нас в свое время проводились съезды Советов. В ожидании начала одного из заседаний у П.М. Керженцева завязался диалог с сидящим рядом американским журналистом. Последнего удивляло, что, хотя после назначенного времени прошло около часа, работа съезда не начиналась. Он подсчитал, сколько человек находилось в зале. Оказалось, что в совокупности было уже потеряно столько времени, сколько нужно, чтобы построить два аэроплана. П.М. Керженцев заключает: "Мы прождали еще "с пол-аэроплана", и только тогда заседание началось" [6, c. 35].

Таким образом, большинство научных работ написаны об использовании рабочего времени в организациях, предприятиях, государственной структуре, а в органах местного самоуправления эта проблема еще не исследована.

Цель дипломной работы – изучить с помощью научно-методического инструментария процесс использования рабочего времени в организации, предложить практические рекомендации для эффективного использования рабочего времени.

В соответствии с поставленной целью решаются следующие задачи:

1. изучить теоретико-методологические основы рабочего времени в организации;

2. проанализировать современный процесс использования рабочего времени на примере зарубежных и отечественных организаций;

3. рассмотреть основные пути повышения эффективного использования рабочего времени в российских компаниях;

4. внести предложения по повышению эффективного использования рабочего времени.

Объектом работы является эффективное использование рабочего времени в организации, а предметом – принципы использования и методы учета и измерения времени, пути эффективного использования времени.

Методологические основы – посредством изучения теоретико-методологической основы при написании данной работы применялись различные общенаучные и частнонаучные методы исследования. Был применен системный подход, который применяется к рассмотрению объекта, т.е. рабочему времени, как к системе, в которой выделены элементы, внутренние и внешние связи, наиболее существенным образом влияющие на исследуемые результаты его функционирования, а цели каждого из элементов определены исходя из общего предназначения объекта; исторический подход к изучению использования рабочего времени; с помощью нормативно-правового подхода было сформулировано определение рабочего времени; функциональный метод, который позволяет определить динамические характеристики системы путем исследования процессов изменения ее состояний с течением времени на основе принятых алгоритмов (способов, методов, принципов, концепций) управления, объектом которого являются функции управления, методы и алгоритмы управления, фазы, формирование цели управления, сбор и обработка информации, принятие решений, планирование, организация, контроль, выполнение решений; ситуационный подход использовался для оперативного изучения сложившейся ситуации и проведение исследовательских работ на основе использования преимущественно типовых процедур исследования; с помощью сравнительного метода были проанализированы данные исследований, проведенных в зарубежных и отечественных организациях, в сравнении с данными исследовании в отделах аппарата Совета Нижнекамского муниципального района.

Новизна дипломной работы состоит в том, что эмпирическое исследование проблемы эффективного использования рабочего времени было проведено впервые в отделах аппарата Совета Нижнекамского муниципального района и предлагаются меры по оптимизации использования времени.

Практическая значимость – накопленный материал дипломной работы может быть использован для дальнейшего изучения, для написания дипломной работы. Меры по оптимизации использования рабочего времени, предложенные в дипломной работе, могут быть применены в практике муниципального управления.

Эмпирической базой работы служат результаты собственного исследования, подобные исследования этой проблемы из журнала "Управление персоналом", интернет-источники.

Дипломная работа состоит из введения, трех разделов, заключения, списка использованных источников в количестве 21 штук и приложений на 16 листах.

Теоретико-методологические основы изучения рабочего времени

• Рабочее время: понятие, структура и значение
• Принципы эффективного использования рабочего времени
• Методы учета и измерения использования времени
• Оценка процесса использования рабочего времени в зарубежных и отечественных организациях
• Анализ эффективности использования рабочего времени на примере отделов аппарата Совета Нижнекамского муниципального района
• Мероприятия по эффективному использованию рабочего времени, применяемые отечественными организациями
• Меры по оптимизации использования рабочего времени