Анализ эффективности использования рабочего времени на примере отделов аппарата Совета Нижнекамского муниципального района

Умение эффективно организовывать свое время, умение искусно согласовывать свои действия с действиями окружающих для выполнения поставленных рабочих задач в наши дни – одна из важнейших компетенций современного профессионала, менеджера, руководителя, поэтому для изучения проблемы неэффективного распоряжения рабочего времени было проведено исследование среди сотрудников отделов аппарата Совета Нижнекамского муниципального района.

Наблюдение проводилось в отделе организации деятельности Совета района, а анкетирование – в отделе организации деятельности городского Совета и района, отделе по работе со СМИ и общественными формированиями, отделе делопроизводства и работы с обращениями граждан, принимал участие и руководитель аппарата Совета района.

В рамках исследования опрашивалось 7 сотрудников в возрасте от 25 до 62 лет, занимающие должности: начальников отдела, руководителя подразделения и специалистов отдела.

Анализ результатов наблюдения.

Работа в отделе организации деятельности Совета района занимает 8 часов рабочего времени, осуществление руководства и организации деятельности отдела и организация разработки планов работы Совета – весь период работы, совещания – 1-1,5 часов, изучению документации - от 20 минут до 1 часа, оформлению – от 4 до 6 часов, осуществление работы по подготовке и проведению организационно-технических мероприятий – от 1 до 2 часов, работе со штатными службами – 30-40 минут, приему посетителей – 10-20 минут, время на перерыв и отдых на работе отводится 5-15 минут рабочего времени (см. Приложение В – таблица 3). Специалисты проводят на работе 40 часов в неделю, но, по их словам иногда приходится выходить на работу и в субботу.

Таким образом, большое количество рабочего времени тратится на осуществление работы по подготовке и проведению сессий, заседаний, собраний, на участие в подготовке проектов нормативных правовых актов, проектов решений и экспертных заключений по нормативным актам, т.к. эти виды деятельности являются основными функциями отдела согласно Положению об отделе; подготовка и разработка нормативных актов требует много времени и усилия, а их содержание должно быть грамотно сформулировано.

В результате суммирования времени "дневных помех" можно выяснить, что в день более 2-х часов рабочего времени тратится впустую (на чаепитие – 5-15 минут, чтение газеты – до 30 минут, время привезти себя в порядок перед зеркалом – 5-10 минут), более 20-40 минут в день на пользование Интернетом в личных целях и разговор по телефону с семьей – 10-15 минут несколько раз в день. Заседания и совещания нередко начинаются и заканчиваются с опозданием (см. приложение В – таблица 4).

В результате анализа списка, состоящий из самых существенных "ловушек" времени, можно сказать, что самыми встречающимися "поглотителями" времени являются: нечеткая постановка цели (было отмечено 2 раза), отсутствие приоритета в делах (3 раза), попытка слишком много сделать за один раз (2 раза), отрывающие от дел телефонные звонки (2 раза), незапланированные посетители (2 раза), неспособность сказать "нет" (3 раза), неполная, запоздалая информация (2 раза), излишняя коммуникабельность (2 раза), синдром "откладывания" (2 раза) и желание знать все факты (2 раза).

Но были еще отмечены такие "ловушки" времени, как отсутствие полного представления о предстоящих задачах и путях решения, чрезмерное чтение, недостатки кооперации или разделения труда, затяжные совещания, недостаточная подготовка к беседам и обсуждениям, слишком редкое делегирование (перепоручение) дел.

По поводу возможных причин возникновения таких "ловушек" времени сотрудников отделов можно отметить:

1) эффективная организация личного времени в принципе невозможна, т.к. это мотивируется тем, что начальник или специалист зависит не от себя, а от других людей, обстоятельств и от поручений и приказов вышестоящих руководителей;

2) одновременное решение нескольких проблем;

3) иногда "мучает" любознательность;

4) телефонные разговоры на отвлекающие темы, которые выбивают из колеи, мешают снова сосредоточиться на вопросе;

5) берутся за любые поручения, сделать все, что поручают и сразу. Необходимость частого "переключения" с одного вида деятельности на другой. Не могут отказать никому, кто обращается к ним по разным вопросам;

6) откладывание на последний момент дела, которые или очень сложны или не очень приятны. В итоге – делают все бегом, в состоянии стресса;

7) порой на самое простое дело тратят очень много времени, т.к. начинают углубляться в суть, анализировать мелочи, которые для решения данной конкретной проблемы и не нужны;

8)стремление сделать все самим, т.к. считают, что сами все равно сделают лучше и т.д.