Характеристика деятельности ЗАО "Александр"

На основании данных товарно-транспортных накладных и других документов в специальных таблицах определяют фактические объёмы отгрузки товаров за день (пятидневку, неделю или декаду) и нарастающим итогом с начала месяца.

По этим данным можно установить отклонения от плана по поставке товаров и принять оперативные меры по улучшению товароснабжения. На основании данных выписок из счетов в банке и приложенных к ним документов ЗАО "Александр" оперативно контролирует ход поступления денежных средств за реализованные товары, выполнение плана и динамику товарооборота. Эта информация используется при оперативном анализе издержек обращения, финансовых результатов, платёжеспособности предприятия и разработке мер по улучшению его хозяйственной и другой деятельности.

Функции управления деятельностью предприятия реализуются подразделениями аппарата управления и отдельными работниками, которые при этом вступают в экономические, организационные, социальные, психологические отношения друг с другом.

"Организационная структура — это схематическое отображение структурных подразделений".

В этом документе отражаются все подразделения организации, схематически прорисовывается порядок их подчиненности. Чёткое разграничение компетенций, определяют высокую эффективность этой организационной структуры.

Организационная структура ЗАО "Александр" выглядит следующим образом и представлена на рис. 2.

Рис. 2. Организационная структура ЗАО "Александр"

Директор - Управляет фирмой, контролирует деятельность и взаимодействие структурных подразделений, занимается ведением переговоров с крупными поставщиками и клиентами. Управляет маркетинговой деятельностью на предприятии и развитием внешнеэкономических связей предприятия.

Заместитель директора - Наряду с директором определяет политику и стратегию развития предприятия. Участвует в составлении заказов и договоров на поставку товаров, контролирует их исполнение. Проводит анализ структуры товарных запасов, динамики товарооборота по отдельным группам товаров. Отвечает за рекламу изготовляемой продукции, налаживание сбыта, связь с другими предприятиями, ведёт контроль и анализ финансового состояния фирмы. Отвечает за управление процессами снабжения и сбыта. В его подчинении находится транспортное управление, занимающееся организацией и осуществлением перевозок, ему подчиняются склады предприятия.

Бухгалтерия - Ведёт учёт хозяйственных средств и анализирует финансовое состояние предприятия, следит за точными и своевременными выплатами налогов и денежных обязательств. Обеспечивает строгое соблюдение кассовой и расчётной дисциплины, не допускает нецелевого использования средств и обеспечивает порядок хранения бухгалтерских документов.

Офис-менеджер (секретарь) - выполняет функции помощника генерального директора в полном объеме, следит за контролем документопотоков, решает организационные вопросы с партнерами компании, выполняет хозяйственно-административные функции. Выполняет работу с банковскими выписками, ведёт учет основных средств компании, занимается ведением кассовой книги и начислением заработной платы. Осуществляет подбор кадров, проводит собеседования с нанимающимися на работу. Составляет и оформляет трудовые договоры и контракты, ведет личные дела работников и другую кадровую документацию.

Отдел снабжения и сбыта - Целью отдела является поиск недорогих, но высококачественных основных и второстепенных материалов. Отдел занимается процессом отгрузки товара, управляет товарными запасами, выбирает оптимальные каналы сбыта товаров, организует складские операции.

Менеджеры по продажам - Занимаются поиском новой и развитием существующей клиентской базы, ведением переговоров, составлением и заключением контрактов с клиентами. Осуществляют работы по анализу рынка.

Менеджеры по закупкам - Занимаются обработкой и размещением заказов, контролируют своевременные поставки продукции. Занимаются сбором информации о специальных предложениях и акциях поставщиков и производителей-партнеров. Занимаются согласованием оптимальных цен по конкретным сделкам. Работают с поставщиками, контролируют ценообразование.

Штат ЗАО "Александр" составляет 26 человек. Из них 12 человек – рабочие (грузчики, водители, кладовщики), привлеченные на постоянной основе, и обслуживающий персонал. Остальные – это руководство предприятия, менеджеры и прочие специалисты. "Штат - это состав работников организации, определяемый руководством на определенный период"