Анализ эффективности использования рабочего времени на примере отделов аппарата Совета Нижнекамского муниципального района

Анализ результатов анкет.

В результате суммирования баллов по ответам первого теста, разработанного Весниным В.Р., полученный средний балл варьируется от 27 до 39, что показывает использование своих возможностей и умение распоряжаться своим временем только на удовлетворительно. Это можно объяснить:

1) нехваткой средств оргтехники. Этот факт можно определить по ответам на вопрос "Достаточно ли у Вас средств оргтехники?", на который положительный ответ дали всего лишь 2 человека; хорошо, что в распоряжении всех отделов есть служебный телефон, который помогает экономить время;

2) выполнить поставленные в плане задачи им не всегда хватает подчиненных и не всегда могут найти такого помощника, который в нужный момент сможет их заменить. Об этом заявили 3 человека. При ответе на вопрос "Планируете ли Вы заранее дела на предстоящую неделю?" и "Осуществляете ли Вы перспективное планирование своего рабочего времени?" респонденты были практически единогласны во мнении. Но не все опрошенные критикуют себя за невыполнение намеченного на неделю, на день. Об этом говорят 6 человек;

3) среди опрошенных никто не пользуется услугами секретаря, но у руководителей высших должностей и их заместителей при себе имеется секретари, которые назначают время для деловых встреч, поездок, выполняют порученные задания и т.д.;

4) не всегда пресекаются факты безделья подчиненных, так как формулировка содержания и оформление нормативных актов и иных документов требует усилия и наличия необходимой информации, отсутствие которой и вынуждает постоянно откладывать принятие решений;

5) постоянные перерывы на чаепитие и отдых. Однако работа без перерывов может привезти к повышению стресса у персонала, а такие виды отдыха на 5-10 минут значительно улучшают взаимодействие людей внутри отдела и между различными подразделениями. Что касается подчиненных, они ритмично работают и достаточно компетентны и подготовлены.

Чтобы определить пунктуальность и точность при деловых встречах, при приходе на собрания, совещания, заседания, опрашиваемым были заданы такие вопросы, как: "Пунктуальны ли Вы в служебных делах?" "Насколько Вы точны при деловых встречах, при приходе на собрания, совещания, заседания?" все участники исследования были единогласны во мнении и приходят раньше на 5-7 минут (об этом сказали 5 человек, во время к началу совещания или собрания приходят 2 человека). Однако рекомендуется приходить желательно чуть раньше и иметь достаточно времени для осмотра места проведения собраний, совещаний, заседаний, где лучше занять место, чтобы было слышно и видно, привыкнуть к расположению трибуны, если будет необходимым выступить с докладом, конечно же, уделяя в равной степени внимание содержанию и продолжительности доклада.

Основными формами системы привлечения членов коллектива к принятию решений являются совещания, планерки, индивидуальные беседы. Большинство опрошенных стараются минимизировать число проводимых совещаний, даже если это не в их полномочиях, так как за это время можно успеть сделать многое и выполнить все поручения. Об этом отметили 4 человека. Но мнения большинства опрошенных разделились, когда отвечали на вопрос "Каковы Ваши действия, когда на совещании, на собрании начинается переливание из пустого в порожнее?": предлагают обратить внимание на существо вопроса всего лишь 4 человека; любое совещание или собрание представляет собой сочетание как "полного", так и "пустого", когда наступает "пустое", то ждут "полного", когда приходит полоса "полного", то немного 2 респондента утомляются и для разрядки… ждут "пустое"; 1 человек начинает заниматься теми делами, которые взяли с собой в расчете "на переливание". Из вышесказанного становится ясно, что большинство опрошенных обращают внимание на количество и существо проводимых совещаний, стараются минимизировать их. Это показывает, что сотрудники в этой области стараются эффективно использовать свое рабочее время.

Эти же результаты можно получить, проанализировав второй тест, разработанный Щекиным Г.В. [18, с. 341]. Полученный средний балл варьируется от 37 до 62 баллов. По этим результатам можно выяснить, что в действиях сотрудников организованность то проявляется, то исчезает. Это признак отсутствия четкой системы самоорганизации.

По поводу самоорганизации респондентов можно отметить, что всего лишь 1 сотрудник по истечении дня не только хорошо представляет, где, сколько и почему было потеряно время, но и изыскивает приемы сокращения потерь в тех же самых местах или ситуациях. 4 человека стараются использовать буквально каждую минуту для выполнения задуманного, но не всегда получается в силу личных причин (например, упадка сил, настроения), 2 опрошенных вообще не устремляются к этому, так как считают, что не нужно быть мелочным в отношении времени. 3 человека считают, что своевременность – это один из важных показателей их умения работать, это своего рода триумф организованности. Однако кое-что им не всегда удается выполнить вовремя. Предпочитают поменьше рассуждать о своевременности, а выполнять задания и поручения в срок всего лишь 4 человека.