Меры по оптимизации использования рабочего времени
Список, состоящий из 30 самых существенных "поглотителей", или "ловушек", времени, и наметьте "свои" пять важнейших:
1.Нечеткая постановка цели – 2 человека.
2.Отсутствие приоритета в делах – 3 человека.
3.Попытка слишком много сделать за один раз – 2 человека .
4.Отсутствие полного представления о предстоящих задачах и путях решения – 1 человек.
5.Плохое планирование трудового дня – 0 .
6.Личная неорганизованность, "заваленный" письменный стол – 0.
7.Чрезмерное чтение – 1 человек.
8.Скверная система досье – 0.
9.Недостаток мотивации (индифферентное отношение к работе) - 0.
10.Поиски записей, памятных записок, адресов, телефонных номеров - 0.
11.Недостатки кооперации или разделения труда – 1 человек.
12.Отрывающие от дел телефонные звонки – 2 человека.
13.Незапланированные посетители – 2 человека.
14.Неспособность сказать "нет" – 3 человека.
15.Неполная, запоздалая информация – 2 человека.
16.Отсутствие самодисциплины - 0.
17.Неумение довести дело до конца - 0.
18.Отвлечение (шум) - 0.
19.Затяжные совещания – 1 человек.
20.Недостаточная подготовка к беседам и обсуждениям – 1 человек.
21.Отсутствие связи (коммуникации) или неточная обратная связь - 0.
22.Болтовня на частные темы - 0.
23.Излишняя коммуникабельность – 2 человека.
24.Чрезмерность деловых записей - 0.
25.Синдром "откладывания" –3 человека.
26.Желание знать все факты – 2 человека.
27.Длительные ожидания (например, условленной встречи) - 0.
28.Спешка, нетерпение - 0 .
29.Слишком редкое делегирование (перепоручение) дел – 1 человек.
30. Недостаточный контроль за перепорученными делами. Задумайтесь над этим - 0.
Немного о Вас:
1. Ваш пол:
а) мужской – 0;
б) женский – 7.
2. Возраст:
а) до 25 лет - 0;
б) 25 – 29 лет - 1;
в) 30 – 35 лет - 1;
г) 36 – 40 лет - 2;
д) 40 – 50 лет - 2;
е) 51 и старше - 1.
3. Занимая должность в организации – начальник отдела – 3;
– специалист отдела – 3;
– руководитель подразделения – 1.
Приложение Г
Таблица 1. Матрица управления временем
Дела |
Срочные |
Несрочные |
Важные |
1 |
2 |
Критические ситуации Неотложные проблемы Проекты с "горящим сроком" исполнения |
Профилактические действия Поддержание ресурсов и средств Создание связей Поиск новых возможностей Планирование Восстановление сил | |
Неважные |
3 |
4 |
Отвлечения, некоторые телефонные звонки Корреспонденция, какие-то сообщения Некоторые заседания Предстоящие неотложные дела Распространенные виды деятельности |
Мелочи, отнимающие время Корреспонденция Звонки Пустая потеря времени Праздное времяпровождение |
Таблица 2. Последствия деятельности руководителя
Дела |
Срочные |
Несрочные |
Важные |
1 |
2 |
Стресс |
Видение перспективы | |
Самосожжение |
Баланс сил | |
Управление в условиях кризиса Постоянный пожар и "вечный бой" |
Дисциплинированность Контроль Малое количество кризисных ситуаций | |
Неважные |
3 |
4 |
Концентрация на краткосрочном Управление в условиях кризиса Репутация хамелеона Представление о бессмысленности целей и планов Ощущение себя жертвой, не владеющей собой Слабые или разорванные отношения |
Полная безответственность Зависимость в основных вопросах от других лиц, организаций или обстоятельств Увольнение с работы |