Меры по оптимизации использования рабочего времени
В. Буду стараться выполнить обещанное. Если выполню – хорошо, если не выполню – тоже не беда, так как я довольно редко не сдерживаю своих обещаний;
Г. Ничего не буду сообщать человеку. Выполню обещанное во что бы то ни стало.
Методика, разработанная Зайвертом Л.
Шкала наблюдения "Анализ видов деятельности и расхода времени" в отделе организации деятельности Совета
|
№ |
Вид деятельности, занятий |
Интервал времени (от - до) |
Продолжительность (мин.) |
А |
Б |
В |
Г |
Листок наблюдения "дневных помех"
|
№ |
Помехи. Интервал времени (от - до) |
Продолжительность (мин.) |
Телефонный разговор или посетитель |
Кто? |
Пометки, например причины помех |
Просмотрите следующий список, состоящий из 30 самых существенных "поглотителей", или "ловушек", времени, и наметьте "свои" пять важнейших:
1.Нечеткая постановка цели.
2.Отсутствие приоритета в делах.
3.Попытка слишком много сделать за один раз.
4.Отсутствие полного представления о предстоящих задачах и путях решения.
5.Плохое планирование трудового дня.
6.Личная неорганизованность, "заваленный" письменный стол.
7.Чрезмерное чтение.
8.Скверная система досье.
9.Недостаток мотивации (индифферентное отношение к работе).
10.Поиски записей, памятных записок, адресов, телефонных номеров.
11.Недостатки кооперации или разделения труда.
12.Отрывающие от дел телефонные звонки.
13.Незапланированные посетители.
14.Неспособность сказать "нет".
15.Неполная, запоздалая информация.
16.Отсутствие самодисциплины.
17.Неумение довести дело до конца.
18.Отвлечение (шум).
19.Затяжные совещания.
20.Недостаточная подготовка к беседам и обсуждениям.
21.Отсутствие связи (коммуникации) или неточная обратная связь.
22.Болтовня на частные темы.
23.Излишняя коммуникабельность.
24.Чрезмерность деловых записей.
25.Синдром "откладывания".
26.Желание знать все факты.
27.Длительные ожидания (например, условленной встречи).
28.Спешка, нетерпение.
29.Слишком редкое делегирование (перепоручение) дел.
30. Недостаточный контроль за перепорученными делами.
Проанализируйте в тезисном порядке Ваши "поглотители" времени и найдите способы их устранить, затем заполните таблицу:
|
"Поглотители" времени |
Возможные причины потерь времени |
Меры по устранению |
Немного о Вас:
1. Ваш пол:
а) мужской;
б) женский.
2. Возраст:
а) до 25 лет;
б) 25 – 29 лет;
в) 30 – 35 лет;
г) 36 – 40 лет;
д) 40 – 50 лет;
е) 51 и старше.
3. Занимая должность в организации _.
Приложение В
Матрица ответов
Тест №1 "Умение распорядиться своим временем".
1. Планируете ли Вы заранее дела на предстоящей неделе?
а) да - 7;
б) иногда - 0;
в) нет - 0;
2. Хватает ли Вам Ваших подчиненных для решения поставленных задач?
а) да - 0;
б) иногда - 4;
в) нет - 3;
3. Планируете ли Вы заранее распределение работы между ними?
а) да - 9;
б) иногда - 1;
в) нет - 0;
4. Ритмично ли работают Ваши подчиненные?
а) да - 6;
б) иногда - 1;
в) нет - 0;
5. Достаточно ли они компетентны и подготовлены?
а) да - 7;
б) иногда - 0;
в) нет - 0;
6. Есть ли у Вас помощник, который в нужный момент сможет Вам заменить?
а) да - 4;
б) иногда - 0;
в) нет - 3;
7. Достаточно ли у Вас средств оргтехники?
а) да - 2;
б) иногда - 0;
в) нет - 5;
8. Подготовлен ли Ваш помощник к решению сложных проблем?
а) да - 6;
б) иногда - 0;
в) нет - 1;
9. Стараетесь ли Вы минимизировать число проводимых совещаний?