Выиграть еще до переговоров
Также стоит подготовить все необходимые документы и информационные материалы, которые могут понадобиться за столом переговоров. Они должны быть под рукой, чтобы можно было использовать их для аргументирования своей позиции. Кроме того, стоит позаботиться о месте проведения встречи.
3. Психологическая подготовка. Несмотря на хорошую информационную и организационную подготовку, если мы не будем достаточно уверены за столом переговоров, не сможем контролировать свои эмоции и верить в успешный исход дела, то убедить собеседника не получится.
Предлагаем следующую схему подготовки (формирования правильного психологического настроя и уверенности в себе), которая включает:
выработку установки на успех;
развитие навыков поддержания эмоционального равновесия;
умение управлять стрессом.
Все вышеперечисленное может существенно повлиять на дальнейший ход переговоров.
Если распределить подготовительные действия по этапам, то общий алгоритм будет состоять из семи этапов:
1) сбор информации о компании, с представителем которой необходимо вести переговоры (ее положение на рынке и возможности);
2) поиск информации о лице, которое будет вести переговоры (его личные особенности и опыт);
3) SWOT-анализ (определение сильных и слабых сторон компаний, возможностей и проблем);
4) постановка цели переговоров;
5) определение альтернатив и средств достижения цели (запасные варианты и тактики);
6) выбор стратегии поведения;
7) формирование правильного психологического настроя и уверенности в себе.
Особое внимание мы уделим такому инструменту, как SWOT‑анализ, его применению на этапе подготовки к переговорам, а также подробно ознакомимся со стратегиями поведения в переговорах, возможностями и проблемами, возникающими при реализации каждой из них. Все это поможет вам тщательно подготовиться к переговорам и понизить «индекс непредсказуемости» во время их проведения.
Итак, после того как вы собрали всю необходимую информацию о компании партнера по переговорам и об участниках переговоров с другой стороны, можно приступать к SWOT‑анализу.
SWOT-анализ необходим при подготовке к переговорам для выработки оптимальных стратегий поведения с учетом взаимоотношений оппонентов, их сильных и слабых сторон, возможностей и угроз. В обычном виде алгоритм выглядит следующим образом:
составление списка сильных и слабых сторон (своих и другой стороны);
формирование списка опасностей и возможностей;
установление связи между различными элементами списков.
SWOT-анализ проводят в два этапа: 1) анализ действующих факторов (табл. 1);
2) поиск конструктивного решения (табл. 2).
Следует иметь в виду, что аналитическая работа отнимает много сил и времени, в результате чего этих ограниченных ресурсов может не хватить на остальные этапы. Чтобы не потратить слишком много времени и не лишить себя возможности уделить достаточно внимания остальным аспектам подготовки, рекомендуется не делать эти списки слишком длинными, а ограничиться несколькими основными позициями в каждом.
Если предстоящие переговоры не представляют большого стратегического значения и сложности для переговорщика, то можно вместо SWOT-анализа просто подготовить ответы на следующие вопросы.
Какие можно выделить слабые и сильные места у обеих сторон?
В чем мы зависим от оппонента? В чем он зависит от нас? 1
Если соглашение не будет достигнуто, как это отразится на обеих сторонах? Какие последствия повлечет за собой провал переговоров?
Есть ли у нас / у другой стороны какие-либо альтернативные решения?
Следует ли ждать манипуляций или разного рода «силовых игр»? Возможно ли нечестное поведение за столом переговоров другой стороны? Как этому противостоять? 2
Какими полномочиями обладает оппонент? 3 [6] Цель – образ будущего результата. Чтобы правильно ее поставить, необходимо:
знать, что именно вы хотите получить от переговоров;
представить себе это желаемое в более широком аспекте (ответив на вопросы «Что может случиться, если результат будет иным?», «Желаемый результат – это единственный способ достижения цели или есть другие?»);
знать, что заставляет вас стремиться к этой цели;
убедиться, что цель позитивна, максимально ее конкретизировать (в финале должно быть предельно ясно, достигли вы ее или нет).